Pré-décro­ché

La communication d'entreprise ne commence pas avec «Bonjour», mais bien avant. Lorsque le téléphone de votre entreprise sonne et que votre client est à l'écoute, le pré-décroché est cette première voix qu'il entend, cette première interaction qui lui confirme qu'il a fait le bon choix. Chez Phone Design, nous savons que chaque appel est une chance de renforcer votre image de marque et de commencer une conversation sur une note positive.

Le prédécroché est le premier contact, pendant les heures d'ouvertures, et ce pour tous les publics d'une entreprise : prospects, fournisseurs, prestataires, clients... Ce message est véritablement une version « sonore » d'un hall d'accueil !

Il se déclenche à l'arrivée d'un appel, souvent même avant la première sonnerie, pour accueillir les appelants. Apportant un accueil professionnel et chaleureux ainsi que des informations essentielles, accompagnées parfois d'une musique, il est une introduction qui prépare l'appelant à la conversation et le guide avant que son appel ne soit pris en charge ou qu'il ne soit mis en attente.

Clair et concis, ce message indique qu'on est au bon endroit et que l'appel va être pris en charge. Un message pré décroché bien réalisé remplacera toujours avantageusement un train de sonneries, mais ça, vous le savez déjà !

Le rôle du pré-décroché va au-delà d'un simple message de bienvenue automatisé. Il s'agit d'un outil stratégique qui contribue à forger l'image de marque de l'entreprise et à instaurer une communication efficace dès le début de l'interaction. Il coche donc plusieurs objectifs :

• Renforcement de l'accueil et de l'image de marque : En se déclenchant immédiatement, le pré-décroché assure une prise en charge instantanée, ce qui conforte la perception d'une entreprise attentive et réactive. La personnalisation du message permet de refléter les valeurs et le professionnalisme de l'entreprise, tout en confirmant aux appelants qu'ils ont bien atteint leur destination.
• Amélioration de l'Information et l'orientation : Le pré-décroché joue un rôle informatif en communiquant des messages clés rapidement. Il peut informer sur les horaires d'ouverture, signaler des fermetures exceptionnelles ou suggérer d'autres moyens de communication. Il oriente aussi l'appelant, le guidant vers l'action à suivre ou l'information recherchée.
• Amélioration de l'expérience d'appel : En fournissant un cadre sonore professionnel et agréable, le pré-décroché améliore significativement l'expérience client. La musique choisie renforce l'identité sonore de l'organisation et peut contribuer dans certains cas à faire attendre.
• Réduction de l'abandon d'appel : Les appelants sont informés immédiatement qu'ils seront bientôt pris en charge. Le pré-décroché diminue la probabilité qu'ils raccrochent.

Les textes de prédécroché s'adaptent à de nombreux secteurs et à différents usages. Ces annonces peuvent être enregistrées en français ainsi que dans bien d'autres langues (13 langues chez Phone Design). Voici quelques exemples de messages de pré-décroché :

Exprimez la convivialité

Mentionnez l'enregistrement de l'appel

Donnez le tarif de l'appel

Communiquez des informations importantes

Annoncez le service joint

Equipez vos lignes directes

Parce qu'il est souvent le premier contact sonore entre une entreprise et divers publics, il a une position stratégique.

Le pré-décroché établit le ton de la communication et peut influencer la décision de l'appelant de poursuivre l'interaction ou de se tourner vers la concurrence. Il s'active automatiquement dès la réception de l'appel, pour proposer un accueil chaleureux et professionnel. Cela évite le silence ou les sonneries impersonnelles, réduisant ainsi le risque que le client ou prospect raccroche.

En choisissant un message de pré-décroché personnalisé plutôt que les sonneries standard, vous créez une expérience mémorable dès le premier contact. Ce n'est pas simplement une question d'esthétique sonore, mais une stratégie réfléchie pour capter l'attention de l'appelant, lui communiquer des informations pertinentes et le préparer à un échange fructueux. Cela transforme un moment d'attente en une opportunité de communication qui renforce votre identité sonore et fait de l'accueil téléphonique une partie intégrante de votre stratégie de service client.