Messages d'accueil téléphonique pour les mairies

Chaque mairie, collectivité, communauté de communes a des besoins uniques. Chez Phone Design, nous offrons des services entièrement personnalisables, adaptés aux différents services et exigences du secteur public. Notre objectif est de fournir des solutions d'accueil téléphonique qui reflètent les spécificités et l'image de chaque administration que nous servons. Nous mettons ainsi tout notre savoir-faire au service de votre accueil téléphonique :

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  + de 20 ans d’expérience comme studio d’enregistrement
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  Un accompagnement pour l'écriture des scénarios et textes
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  Des voix off professionnelles pour interpréter vos messages grâce à un casting de 32 comédiens
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  Un large catalogue musical de musiques commerciales et libres de droit

Écoutez-ci dessous des exemples de messages téléphoniques créés par notre studio pour le secteur publique :

Simplifiez l'accès à vos services

Détaillez vos modalités d'accueil

Faites la promotion d'un nouveau service

Mettez en lumière les activités culturelles

Maintenez le lien en dehors des heures d'ouverture

Le standard téléphonique est le premier point de contact entre une mairie et ses administrés. On ne s’étonne donc pas que plus de 70% des Français ont eu recours au téléphone pour contacter les services publics au cours des 12 derniers mois, selon un rapport rendu par la direction interministérielle de la transformation publique.


Les raisons d’appels sont nombreuses et diversifiées : urbanisme, voie publique, vie scolaire, citoyenneté, animations culturelles, naissance, sécurité... Face à cela, les défis sont multiples. L'accueil téléphonique doit s'adapter à la diversification des moyens de communication, à l'augmentation du volume des appels et à la complexité des requêtes reçues.


Par ailleurs, l'accueil téléphonique et physique sont fréquemment liés, les agents d’accueil physiques étant généralement les mêmes que ceux qui répondent au téléphone…


Dans ce contexte, nous comprenons mieux pourquoi l’utilisation de messages d'accueil téléphoniques permet de soulager ce personnel, en gérant plus efficacement les appels entrants et le parcours téléphonique des usagers. Ces derniers prennent le relais lors des attentes ou des indisponibilités et permettent de mieux gérer le flux d’appel. Leur objectif est de limiter les frustrations, réduire la sensation d’attente et diminuer le sentiment d’abandon éprouvé par les usagers lorsqu’ils ne reçoivent pas l’assistance attendue.


Ainsi, l'optimisation de l'accueil téléphonique devient une composante fondamentale pour rehausser l'image et l'efficacité des services publics.

Pendant les périodes d'attente ou d’indisponibilité, il est ainsi important de maintenir le contact avec ses administrés. L'utilisation d'un répondeur est par exemple un moyen efficace pour informer les appelants des heures de pointe ou de l'occupation des lignes, tout en les invitant à rappeler ultérieurement ou à utiliser d'autres canaux de communication.