Accueillez chaque appelant avec le professionnalisme et la chaleur qui caractérisent votre mairie, préfecture ou collectivité. Premier canal de contact avec vos administrés, le téléphone est la porte d'entrée vers vos services et l'expression de votre engagement envers les citoyens. Des messages d'accueil téléphonique soigneusement préparés permettent de faciliter cette interaction, réduire l'attente, décharger les lignes et fournir des informations utiles et pertinentes à ceux qui en ont besoin.
Phone Design, la solution pour l'accueil sonore de votre mairie ou administration
Chaque mairie, collectivité, communauté de communes a des besoins uniques. Chez Phone Design, nous offrons des services entièrement personnalisables, adaptés aux différents services et exigences du secteur public. Notre objectif est de fournir des solutions d'accueil téléphonique qui reflètent les spécificités et l'image de chaque administration que nous servons. Nous mettons ainsi tout notre savoir-faire au service de votre accueil téléphonique :
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+ de 20 ans d’expérience comme studio d’enregistrement
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Un accompagnement pour l'écriture des scénarios et textes
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Des voix off professionnelles pour interpréter vos messages grâce à un casting de 32 comédiens
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Un large catalogue musical de musiques commerciales et libres de droit
Exemples de messages d'accueil téléphonique pour les mairies
Écoutez-ci dessous des exemples de messages téléphoniques créés par notre studio pour le secteur publique :
Simplifiez l'accès à vos services
Détaillez vos modalités d'accueil
Faites la promotion d'un nouveau service
Mettez en lumière les activités culturelles
Maintenez le lien en dehors des heures d'ouverture
C’est le message entendu par l'appelant dès la première sonnerie. Dans une mairie, il sert à communiquer immédiatement des informations essentielles ou des annonces urgentes, comme des changements d'horaires ou des alertes locales, avant même que la ligne ne soit officiellement prise en charge.
Pendant les moments d'attente, ce message est utilisé pour informer ou éduquer les appelants sur divers aspects de la vie municipale, comme les prochaines réunions du conseil, des conseils pratiques ou des rappels de procédures administratives. L’attente est rendue plus informative et moins pesante.
Le SVI guide l'appelant à travers un menu vocal, pour une orientation efficace vers le bon service ou interlocuteur. Pour une mairie, cela signifie une meilleure gestion des appels et une réponse rapide aux demandes les plus fréquentes, comme les procédures d'état civil ou les informations sur les événements communaux.
Ce système enregistre les messages des appelants lorsque les lignes sont occupées ou en dehors des heures d'ouverture. Pour une mairie, le répondeur informe les citoyens sur les horaires d'ouverture, les services disponibles ou invite à laisser un message pour être rappelé.
Adapté pour les lignes mobiles, ce répondeur est particulièrement utile pour les agents municipaux en déplacement. Il permet de fournir des informations spécifiques quand l'agent n'est pas disponible, guidant ainsi l'appelant vers d'autres moyens de contact ou services pertinents.
Rythmez vos communications au fil de la saison
Mme La Maire et son équipe vous adressent leurs meilleurs vœux pour ...
JANVIER
MARS
Veuillez noter que dorénavant toute demande d'état civil se fait uniquement sur le site ...
Découvrez le calendrier des animations culturelles pour ...
AVRIL
MAI
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Actualisation musicale de vos messages
Votre commune passe en heure d'été et vous accueille uniquement le matin ...
JUIN
AOÛT
C'est la rentrée, retrouvez toutes les informations pratiques sur ...
Nouveau dans votre commune, grâce à Panneau Pocket ...
OCTOBRE
NOVEMBRE
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Actualisation musicale de vos messages
A l'occasion des congés de fin d'année ...
DÉCEMBRE
L’importance de l'accueil téléphonique pour les mairies
Le standard téléphonique est le premier point de contact entre une mairie et ses administrés. On ne s’étonne donc pas que plus de 70% des Français ont eu recours au téléphone pour contacter les services publics au cours des 12 derniers mois, selon un rapport rendu par la direction interministérielle de la transformation publique.
Les raisons d’appels sont nombreuses et diversifiées : urbanisme, voie publique, vie scolaire, citoyenneté, animations culturelles, naissance, sécurité... Face à cela, les défis sont multiples. L'accueil téléphonique doit s'adapter à la diversification des moyens de communication, à l'augmentation du volume des appels et à la complexité des requêtes reçues.
Par ailleurs, l'accueil téléphonique et physique sont fréquemment liés, les agents d’accueil physiques étant généralement les mêmes que ceux qui répondent au téléphone…
Dans ce contexte, nous comprenons mieux pourquoi l’utilisation de messages d'accueil téléphoniques permet de soulager ce personnel, en gérant plus efficacement les appels entrants et le parcours téléphonique des usagers. Ces derniers prennent le relais lors des attentes ou des indisponibilités et permettent de mieux gérer le flux d’appel. Leur objectif est de limiter les frustrations, réduire la sensation d’attente et diminuer le sentiment d’abandon éprouvé par les usagers lorsqu’ils ne reçoivent pas l’assistance attendue.
Ainsi, l'optimisation de l'accueil téléphonique devient une composante fondamentale pour rehausser l'image et l'efficacité des services publics.
Vous avez besoin d’une messagerie d'accueil téléphonique pour votre mairie ?
Comment améliorer l'accueil téléphonique d'une mairie ?
Une gestion efficace des appels téléphoniques en mairie ou toute autre administration implique une prise en charge rapide des appelants, un parcours d'appel fluide et des informations clairement communiquées pendant les temps d'attente. Les messages automatisés et la mise en place d'une organisation technique sont des moyens efficaces pour maximiser la gestion des appels, notamment avec l'utilisation de répondeurs ou de serveurs vocaux qui gèrent les flux d’appels, même lors des pics d’affluence ou des indisponibilités.
L'efficacité de l'accueil téléphonique dans les mairies et administrations du secteur public est donc primordiale pour maintenir une image professionnelle et offrir une expérience utilisateur positive. Pour cela, une prise en charge rapide et efficace des appelants est nécessaire. Le parcours d'appel doit être fluide, simple et direct, permettant aux usagers d'accéder rapidement aux informations ou aux services dont ils ont besoin.
Pendant les périodes d'attente ou d’indisponibilité, il est ainsi important de maintenir le contact avec ses administrés. L'utilisation d'un répondeur est par exemple un moyen efficace pour informer les appelants des heures de pointe ou de l'occupation des lignes, tout en les invitant à rappeler ultérieurement ou à utiliser d'autres canaux de communication.
Equipe super professionnelle. Personnel très agréable, très réactif. Rien à redire. Ils sont au top !
A
Angèle SPALLETTA
ATELSYS
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Il est très agréable de travailler avec l'équipe de Phone Design, les collaborateurs inspirent des valeurs de proximité, d'écoute et la qualité de travail proposée est appréciée.
F
Florence GARNIER
WAYCOM GROUPE ADISTA
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Les équipes de Conseil Sonore sont toujours réactives et à l'écoute. Un plaisir de travailler ensemble.
Florence Garnier
S
Sébastien LOSTE
TELERYS COMMUNICATION
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Une équipe hyper réactive, à l'écoute, au service de vos équipes et clients, que adoreront patienter sur vos lignes au son des mélodies originales et voix en or que proposent le Studio. A écouter sans modération !
E
Emmanuel PIERQUET
KIWI
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Une équipe toujours dynamique et agréable. Grace à Phone Design nous avons intégré a notre offre d'opérateur de téléphonie / communication une réelle valeur ajouté. La communication avec nos clients et exemplaire. L'outil de gestion et l'interface pour le client final est tout aussi impeccable. Nous apprécions particulièrement les échanges qui s'apparente à une véritable relation de partenaire et non un simple échange client/fournisseur.
C
Cécile FRONCZAK
CTR
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Je ne trouve rien de négatif à dire.
Mes interlocutrices sont toujours agréables, réactives et tout à fait arrangeantes quand il s'agit de gérer les petits aléas de mes clients.
Merci continuez comme ça :)
A
Anne DUBOIS
KOESIO AURA TELECOM VALENCE
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Je ne vois aucun défaut, tant sur le plan relationnel que technique.
Les échanges sont fluides avec une très grande qualité de service, très à l'écoute et réactif, ce qui constitue la base pour une clientèle satisfaite.
Merci pour votre bonne humeur permanente !
V
Valery LALAUS
UC TELECOM - ERIZON CLOUD
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Service 5 étoiles, rapidité de livraison, service de commande très efficace, service commercial disponible et compétent. Très grande qualité des messages vocaux (Voix et musique, sans oublier le mixage parfaitement dosé et maîtrisé). Un gros + pour nous, possibilité de personnaliser à votre marque. En un mot: Phone Design c'est TOP.
A
Alexandra VOLLAIS
AJ PHONE
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Depuis le début de notre partenariat ( 12 ans) tout a toujours été simple.
Les outils mis à notre disposition sont bien pensés et toujours améliorés dans le bon sens.
L'équipe est à l'écoute, toujours disponible, rapide et efficace.
Un partenariat parfait !
N
Nicolas SALLARD
VOXEA
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très réactif et a l'écoute de nos clients
C
Claudine CAILLEUX
PREDETEC
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Très bon partenaire qui reste à l'écoute de nos clients et de notre société.
H
Hédia FILALI
KOESIO AURA TELECOM VALENCE
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Efficacité et rapidité de traitements de nos demandes
P
Pascale NAVARRO
MS COM RHONE ALPES
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AVEC DES INTERLOCUTEURS PROFESSIONNELS ET SOURIANTS
N
Nicolas QUINET
VODOLIS
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Les clients sont bien accompagnés et surtout bien conseillés !
Les messages sont parfaits et très professionnels,
Merci à toutes l'équipe !
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Elodie DA CUNHA
OPTIMO CONSEIL
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... et nous savons que nous pouvons compter sur Phone Design pour s'adapter et réaliser toutes les demandes de nos clients, même les plus urgentes ;) Nos clients sont toujours satisfaits de la qualité des messages et des enregistrements réalisés ! Merci à toute l'équipe pour sa réactivité !
F
Florian DEZERE
VIST AND COM
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Un service toujours rapide et au top, du professionnalisme à foison! Que demandez de plus à part que cela continue. Au plaisir de repasser par vos services !
S
Sephora RADIGUET
BIC - Bureautique Informatique Communication
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L'équipe est toujours disponible, de bonne humeur et se démène pour nous satisfaire dans chacune de nos demandes.
Du sérieux et de la sympathie avec beaucoup de professionnalisme !
Il est très agréable d'avoir des partenaires de cette qualité.
Merci !
L
Ludovic DESCHAMPS
NORETTES COMMUNICATION
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équipes toujours disponible en cas de besoins.
Ce serais au top que le client puisse commander lui mêmes en ligne ses messages studio
F
Franck GUIGNAND
ALSATIS
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Phone Design est un partenaire qui nous accompagne depuis quelques années, avec toujours le même professionnalisme et sérieux. les personnes qui s'occupent de nous sont agréables, à l'écoute et de bon conseils.
S
Sandra VIALANEIX
PRISMATEL
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Un besoin incontournable pour nous, pouvoir joindre notre partenaire par téléphone. C'est le cas!
Partenaire depuis plusieurs années, nous sommes pleinement satisfaits de la qualité des messages audio.
E
Elise BENARD
AJ PHONE
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Des interlocuteurs toujours agréables et réactifs, les besoins sont entendus et toujours traités rapidement. Un accueil au top !
Toujours un plaisir de travailler ensemble, rien à changer !
A
Assala BELIER
HEXACOM RHONE-ALPES
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Equipes disponible, efficace, très aimable, toujours souriant(e).
G
Grégory ROBERGE
ROS TELCO
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Si il fallait trouver un synonyme de "service" Phone Desing en serait un.
C'est un vrai service à valeur ajouté, la prise de contact avec nos clients, le suivi et relance pour les productions.
Plus aucune de nos solutions téléphonie n'est vendu sans un pack de 3 messages.
C
Cyril BERGEREAU
SETIPP
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Très bon partenaire, souple et très réactif je recommande.
J
Jérémy PERCET
CAL IT
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Studio avec lequel je travail depuis 12 ans maintenant. efficacité et professionnalisme. Toute l'équipe est vraiment agréable.
S
Sylvie CARTON
KOESIO AURA TELECOM ST ETIENNE
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bon conseil auprès de nos clients
réponse rapide et bon suivi des dossiers
D
Diégo PREVOST
UNITED TELECOM OUEST
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Une équipe sympathique et très professionnelle répondant à toutes nos demandes et ayant un très bon suivi clientèle.
A
Alexandra GUESNIER
AJ PHONE
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Un partenariat qui dure (bientôt 10 ans) sans aucune faille ! L'équipe est au top, les messages de qualité. Que cela dure encore pendant longtemps sur la même tonalité.
E
Emmanuelle BLOT
CALLINK
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Nous confions avec sérénité nos clients à ce studio depuis 20 ans, ils gèrent parfaitement le contact, le conseil.
Toujours disponibles et à l'écoute, ils répondent parfaitement à nos besoins.
N
Nathalie VINTI
BEST TELECOM ET RESEAUX
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Du sérieux, du choix musical et vocal, nous travaillons ensemble depuis plusieurs années et nous sommes vraiment très satisfait !!
X
Xavier CLERGEAUD
KOESIO BOURGOGNE FRANCHE COMTE
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Efficace et disponible, des équipes toujours aussi sympathiques et proches de nos clients.
Sans oublier les prestations au top et le tout avec des prix très compétitifs.
J
Jennifer DROZ
JS TECHNOLOGY
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Un service de qualité avec une équipe accessible et compétente.
C'est toujours un plaisir de travailler avec vous.
P
Patricia PICON
ARTELCOM GRAND SUD
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Une équipe très disponible, à l?écoute et aussi très réactive.
N'hésitez pas vos clients y reviendront
M
Morgane GESNOUIN
SVP INNOVATION
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Les délais sont toujours tenus, même quand exceptionnellement ils sont très courts, l'équipe est toujours disponible, très à l'écoute, plaçant la satisfaction partenaires et clients en tête de liste. Pour ma part, aucun point négatif à souligner, c'est un bonheur de travailler avec vous !
C
Cécile DUCROUX
KOESIO AURA TELECOM ECHIROLLES
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Equipe toujours disponible et agréable
D
David MARCH
E-MSN
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De vrais professionnels à votre écoute, qui font un travail remarquable, toujours disponibles et de très bon conseils. N'hésitez pas à faire appel à leurs services.
N
Nicolas BONNET-GERTHOUX
TECH ONLY
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Merci à toute l'équipe toujours de bon conseil et à l'écoute.
S
Sandrine CHATRIE
SEE SERVICE EXPERT ENTREPRISE
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Un site simple d'utilisation et une équipe rapide très efficace qui répond parfaitement à nos interrogations que ce soit par téléphone que par la messagerie !!! Des sourires au téléphone qui s'entendent. Merci
V
Virginie TOURLAN
FOLIATEAM APPS2COM
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7 ans de partenariat avec Phone Design !
Toutes ces années j'ai pu apprécier un service sans faute, une disponibilité et un professionnalisme à toute épreuve. Un site web très facile et ergonomique, une expérience clients en marque blanche éprouvée et parfaitement efficace. Des équipes motivées et réactives et.. cerise sur le gâteau : humour et sourire au rendez-vous.
On ne s'en lasse pas !
L
Lucette JULLIAN
NAPSIS GROUPE
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Efficacité simplicité et disponibilité font la satisfaction de nos clients. Merci à toute l'équipe Phone Design
M
Michael BORDES
WAYCOM AGENCE AQUITAINE SUD
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En tant qu'intégrateur, j'ai eu l'occasion de faire appel aux services de Phone Design à de multiples reprises et j'ai toujours été pleinement satisfait par leur service, efficacité et professionnalisme. Je recommande les yeux fermés.
